Tip Shares

🧑‍🏭 Product Requirement

🎯 Objective

The Company has a mandatory tip sharing policy to ensure that all employees involved in providing services to our customers get a fair share of the tips as they carry out their roles and tasks in the workplace. This policy explains the procedure in tip pooling and governs all matters involving tip pooling in all Company owned locations, unless there is a conflict between this Policy and any Federal, State or local law in which case the terms of the applicable Federal, State or local law will control.

Eligibility

• All staff in the Front of House and all staff in the Back of House who provide direct or indirect services to the customer. • No Company owner will receive tips under this policy. • No exempt staff or member of management, including managers, will receive tips under this policy, except managers may be eligible for tip pooling when they actually serve tables. • All Front of House staff will need to undergo a training period as shown below and will not be participating in tip sharing during the training period.

o Server and Bartender: complete 5 full shifts training period. o Host, Food Runner and Busser: complete 3 full shifts training period.

• All Back of House staff will need to undergo a training period of 60 hours and will receive a reduced amount from the tip pool during the training period. Different roles and departments in the back of house will have varying durations for their training periods.

Lưu ý: 1. Paradise Dynasty - Irvine (20201407) get time clock từ Pycor về và tính tip share theo role 2. Tip share for dept. tất cả tip đều lấy tiền tip trước SVC amount Gratuity = (Gratuity - SVCFeeForGratuity) + Tip từ Phone App, QR Code Dine In, QR code on web, Web order online Kiosk đều được cộng vào tiền tip và chia cho dept. ## 🤔 Assumptions

1. NV đang trong quá trình training nếu role có set Retain hiện tại vẫn được giữ lại - set up trong role
2. tất cả các rate trong Role không được vượt quá 100%
3. Tạo nhiều tip share trong 1 Shift thì Max hrs. được tính mỗi lần như nhau
4. Nếu trong cùng 1 shift mà có nhiều Max hrs. khác nhau thì khi tính Tip share lấy max hrs. cuối cùng khi tạo tip share.

🌟 Milestones

******UPDATE RULE 31 MAY,2024 Điều kiên để được chia tiền tip + Đ/v EE có nhiều role để được chia tiền tip thì khi Clock in / clock out phải chọn đúng role có Manage distribution tip > 0 % + EE có đủ 2 đầu Clock in / clock out + Assign role: Đối với những EE có role là Lead xxx nếu muốn được chia tiền TIP thì chọn thêm role có trong danh sách Manage Tip Distribution

• Nếu config “CHECKED” Config –> Time clock ” Time clock rounding(nearest 15 minute interval): Khi tính working hrs. / Regular hrs. có làm tròn thời gian start shift và thời gian Clock out của EE. Do đó khi tính Meal Break nếu thời gian meal break từ ca này sang ca khác thì khi tính meal break khoảng thời gian chuyển ca dòng start shift cũng được làm tròn trước khi tính

1. Check những case NV đang trong thời gian training KHÔNG được chia tiền tip, tiền tip từ Otter, web order, QR Code Dine In, phone app, kiosk
2. NV không login nhưng có tiền tip –> tính vào Undistrubite
3. BO manage tip distribution –> set default Retain =0% for each role
4. Config Rounding Time Clock đối với Tip Pool: Khi sử dụng Config Rounding time clock thì chắc chắn sẽ làm tròn ở Clock in và Clock out time, ngoài ra còn làm tròn cả Start và End time của mỗi Shift nữa, VD Setting Start hoặc End time của Shift Morning/Lunch/Dinner là 12:07PM thì sẽ làm tròn thành 12:00PM cho Shift luôn

🗒️ Requirements

Requirement | User Story

danh sách Tip được sort mặc định theo EEID tăng dần + Tip Declare: get số tiền Tip declare mỗi NV nhập khi Clock out or user có thể edit khi tạo tip share + Total Hours (số giờ làm việc thực tế) = Clock out - Clock In - Meal time + Regular hrs. (số giờ làm việc được chia tiền Tip) = Nếu như EE có config “Max Tip hrs. per EE shift” thì dựa vào Configuration –> time clock để tính số giờ làm việc được chia tiền Tip Dựa vào setup Shift để tính total hrs. OT hrs. chính xác + Regular Rate: get trong Employee manage –> Tip Pool: check Tip Rate –> Regular + OT Hours: số giờ OT của từng NV + OT Rate: get trong Employee manage –> Tip Pool: check Tip Rate –> OT + Point = (Regular hrs. * Regular Rate) + (OT hrs. * OT rate) + Tip amount for Role = Số tiền Retain của mỗi role cho từng EE + ((Regular hrs./ total regular hrs for each role)* point per EE) + tổng số tiền còn lại của từng role mà chưa được chia cho bất kỳ EE nào

+ Tip amount for Department 1. Total Tip Collection [A] 2. % Department: 60% - 40% + Calculate tip distribution for each Deprtment B = [A]60% | Department C =[A]40% + Calculate tip for role belong dept. Ex: Department B have 3 roles + Role 1 = ROUND ((Total tip dept. B / total point role 1)* Regular hrs.,2) + Role 2 = ROUND ((Total tip dept. B / total point role 2)* Regular hrs.,2) + Role 3 = ROUND ((Total tip dept. B / total point role 3)* Regular hrs.,2)

TIP AMOUNT FOR EMPLOYEE = ROUND((tip role / point per EE) * regular hrs. per EE,2)

🎨 User interaction and design

Login website > Homepage > Tip Sharing > Create Tip sharing

View Report –> Tip Sharing –> Report

❓️ Open Questions

⚠️ Out of Scope

• Checkbox “EE period training” trong menu EE chỉ áp dụng tính Tip share trên web
• Trong cùng 1 shift mà clock in/ clock out nhiều lần chưa tính đúng Regular hrs. - hiện tại Regular hrs. đang tính x max hrs.(https://blogicsystems.atlassian.net/browse/MYL-332)
• Meal break time nằm đè lên thời gian Start Shift hoặc End Shift của Tip share (https://blogicsystems.atlassian.net/browse/MYL-337)